Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

nach Art. 28 DSGVO · Stand: 19. Oktober 2026

zwischen dem Kunden, der einen Workspace auf wytboard nutzt („Verantwortlicher“), und Len Messerschmidt e.K., Inhaber Len Messerschmidt, Norderreihe 21, 22767 Hamburg(„Auftragsverarbeiter“). Der Vertrag gilt mit dem Anlegen eines Workspaces als geschlossen und endet mit dessen Löschung.

1. Gegenstand, Art und Zweck

Der Auftragsverarbeiter betreibt für den Verantwortlichen das Online-Whiteboard wytboard: Speichern, Anzeigen, Ändern, Exportieren und Löschen der Boards und übrigen Inhalte des Workspaces; Weiterreichen von Änderungen, Mauszeigern und Auswahl in Echtzeit zwischen allen, die ein Board geöffnet haben (Mitglieder und Gäste über Share-Links); Speichern von Versionen; Versand von Einladungen, Erwähnungen und Hinweisen per E-Mail; auf Weisung des Verantwortlichen das Weiterreichen von KI-Anfragen an Anthropic (Ziffer 5).

2. Daten und betroffene Personen

Betroffene: Mitglieder und eingeladene Personen des Workspaces; Gäste, die ein Board über einen Share-Link öffnen; Personen, die in Inhalten der Boards oder in Kommentaren genannt werden.
Daten: Name, E-Mail-Adresse, Rollen und Mitgliedschaften; Inhalte der Boards (Stickies, Texte, Formen, Pfeile, Zeichnungen, Frames, hochgeladene Bilder), Vorschaubilder, Versionen und eigene Vorlagen; Kommentare samt Verfasser oder Gastname, Erwähnungen; Einladungen und Share-Links; Live-Angaben (Name, Farbe, Mauszeiger, Auswahl – nur weitergereicht, nicht gespeichert); Kennung von Gästen; technische Daten der Anmeldung (Passwort nur als Hash, Sitzungen mit IP-Adresse und Browser-Kennung); Nutzungszähler je Workspace (Speicher, Umfang der KI-Nutzung).
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) sind nicht vorgesehen; der Verantwortliche stellt sicher, dass solche Daten nicht eingegeben werden.

3. Weisungen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Weisungen sind die Nutzung der Anwendung durch berechtigte Mitglieder – einschließlich Einstellungen wie Share-Links, Domain-Beitritt und KI – sowie Anweisungen per E-Mail an hello@wytboard.com. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er das unverzüglich mit.

4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Personen mit Zugang zu den Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Er trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Anlage 1 und passt sie dem Stand der Technik an, ohne das Schutzniveau zu senken.
Er unterstützt den Verantwortlichen bei Anfragen Betroffener (Art. 15–22 DSGVO), insbesondere durch Export und Löschung, sowie bei den Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO.
Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet er unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, an den Owner des Workspaces.
Er stellt die zum Nachweis nötigen Informationen bereit und ermöglicht Überprüfungen nach angemessener Ankündigung; bevorzugt durch schriftliche Auskunft.

5. Unterauftragsverarbeiter und KI

Der Verantwortliche stimmt dem Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter zu:

Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp – Hosting der Anwendung, des Live-Servers und der Datenbank, Speicherung hochgeladener Bilder, Sicherungskopien, E-Mail-Versand; Rechenzentrum in Deutschland.

Über neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter informiert der Auftragsverarbeiter mindestens vier Wochen vorher per E-Mail; der Verantwortliche kann aus wichtigem Grund widersprechen und den Workspace löschen lassen. Der Auftragsverarbeiter selbst übermittelt keine Daten in Drittländer.

KI (wytAI): Schaltet ein Admin die KI für den Workspace ein und hinterlegt einen eigenen API-Schlüssel von Anthropic, reicht der Auftragsverarbeiter bei jeder Anfrage den eingegebenen Text und die Texte der ausgewählten Formen mit diesem Schlüssel an Anthropic PBC (USA) weiter – keine Namen, E-Mail-Adressen, Autor-Angaben oder Bilder. Das geschieht nur auf diese Weisung des Verantwortlichen. Anthropic ist dabei kein Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters: Die Verarbeitung bei Anthropic richtet sich nach dem Vertrag zwischen dem Verantwortlichen und Anthropic, der auch die Übermittlung in die USA regelt. Der Verantwortliche kann die KI jederzeit ausschalten oder den Schlüssel entfernen.

Zugriff über den MCP-Server (Claude): Verbindet der Verantwortliche bzw. eine von ihm berechtigte Person ein eigenes Claude (claude.ai, Claude Desktop, Claude Code) über die Verbindung „Claude“ des Workspaces (Anmeldung mit Zustimmung oder API-Token), liest und schreibt dieses Programm Boards des Workspaces mit den Rechten der verbundenen Person. Der Auftragsverarbeiter liefert die angefragten Inhalte nur auf diese Weisung an das Programm des Verantwortlichen aus und ruft selbst keine KI auf. Anthropic ist auch hier kein Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters, sondern ein vom Verantwortlichen gewählter Dienst. Verbindungen und Tokens lassen sich in der Anwendung jederzeit trennen bzw. widerrufen; Tokens liegen nur als Hash vor, ein Protokoll je Zugriff enthält keine Inhalte.

6. Löschung und Rückgabe

Der Verantwortliche kann Boards jederzeit in den angebotenen Formaten exportieren. Gelöschte Boards liegen 30 Tage im Papierkorb und werden dann endgültig gelöscht. Einen Workspace löscht der Auftragsverarbeiter auf Anforderung des Owners per E-Mail unverzüglich mit allen Inhalten (Boards, Versionen, Kommentare, Bilder, Share-Links, Einladungen). Aus der laufenden Anwendung sind die Daten damit sofort entfernt; in Sicherungskopien verbleiben sie, bis diese turnusgemäß überschrieben werden.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

Standort: Betrieb ausschließlich in einem Rechenzentrum in Deutschland (mittwald); dessen Maßnahmen zur physischen Sicherheit gelten ergänzend.
Mandantentrennung: Jede Datenbankabfrage ist auf den Workspace beschränkt; Rechte werden auf dem Server geprüft – auch vom Live-Server beim Verbinden und erneut, wenn sich eine Rolle ändert. Share-Links gelten nur für ein Board und nur in ihrer Rolle (Ansehen, Kommentieren, Bearbeiten); gesperrte Workspaces und widerrufene Links öffnen nichts.
Zugang: Konten entstehen erst nach Bestätigung der E-Mail-Adresse mit dem bei der Registrierung gewählten Passwort (mindestens 10 Zeichen) oder über Google; Anmeldelinks gibt es nur für bestehende Konten, einmalig und 15 Minuten gültig; ein Konto ohne Passwort muss zuerst eines festlegen; Zurücksetzen nur per einmaligem, 30 Minuten gültigem Link, danach sind alle Sitzungen beendet; Rollen im Workspace (Owner, Admin, Mitglied) und je Board; Begrenzung von Anfragen je IP-Adresse sowie von Anmeldeversuchen und Mails je E-Mail-Adresse (pseudonymisiert als HMAC der Adresse, nur im Arbeitsspeicher, höchstens 15 Minuten).
Geheimnisse: Passwörter nur als scrypt-Hash mit zufälligem Salt; Anmelde-, Registrierungs-, Rücksetz-, Einladungs- und Share-Link-Codes nur als Hash; die API-Schlüssel für die KI verschlüsselt (AES-256-GCM, Schlüssel aus einem Server-Geheimnis abgeleitet) und nach dem Speichern nicht mehr angezeigt; Zugangstickets zum Live-Server signiert, 60 Sekunden gültig und einmal nutzbar; Gast-Kennungen signiert.
Übertragung: ausschließlich verschlüsselt (HTTPS, WSS); Sicherheits-Header und eine Content-Security-Policy mit Nonce gegen eingeschleuste Skripte; Prüfung der Herkunft bei schreibenden Anfragen.
Eingaben: Prüfung aller Eingaben auf dem Server; Bilder werden am Dateiinhalt erkannt (PNG, JPEG, GIF, WebP, kein SVG), höchstens 20 MB je Datei und 2 GB je Workspace; Größen- und Nachrichtengrenzen im Live-Server; Inhalte werden ohne ausführbares HTML dargestellt.
Datensparsamkeit: Betriebsmeldungen (Logs) enthalten nur interne Kennungen und Anzahlen, keine E-Mail-Adressen, Passwörter, Tokens oder Board-Inhalte; Live-Angaben werden nicht gespeichert; KI-Anfragen enthalten nur Texte, keine Namen, Adressen oder Bilder.
Verfügbarkeit: Sicherung über das Projekt-Backup des Hosters; eine eigene tägliche Sicherung der Datenbank (konsistenter Dump) mit dokumentiertem Wiederherstellungstest ist in Vorbereitung. Live-Sitzungen verbinden sich nach Unterbrechungen selbst neu.
Betrieb: Änderungen werden vor dem Ausrollen automatisch getestet; administrativer Zugang nur für Personen des Auftragsverarbeiters; die Betreiberübersicht zeigt nur Kennzahlen und Kontaktdaten der Owner, keine Inhalte; Sperren und Löschen werden nur mit internen Kennungen protokolliert.