Datenschutzerklärung

Stand: 19. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Len Messerschmidt e.K., Norderreihe 21, 22767 Hamburg, Deutschland. Inhaber: Len Messerschmidt. E-Mail: hello@wytboard.com

2. Worum es geht

wytboard ist ein Online-Whiteboard, auf dem Teams gemeinsam und live an Boards arbeiten. Wir verarbeiten nur die Daten, die für Anmeldung, Zusammenarbeit und einen sicheren Betrieb nötig sind. Es gibt keine Werbung und kein Tracking über Websites hinweg. Für die Reichweitenmessung (Abschnitt 7) setzen wir keine Cookies und speichern nichts im Browser; nur wenn du ihr widersprichst, merken wir uns das in einem Cookie. Ein Cookie-Banner gibt es deshalb nicht (Abschnitt 8).

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: E-Mail-Adresse, Name (bei der Registrierung angegeben, sonst aus der E-Mail-Adresse vorgeschlagen, änderbar), Mitgliedschaften und Rollen in Workspaces.
• Registrierung: Konten gibt es nur für geschäftliche E-Mail-Adressen. Gehört die Domain der Adresse zu einem Freemail-Anbieter (z. B. Gmail, GMX, Web.de), lehnen wir die Registrierung sofort ab und speichern nichts – auch bei der Anmeldung über Google und bei Einladungen. Registrierst du dich mit Name, E-Mail-Adresse und Passwort, legen wir noch kein Konto an. Wir speichern diese Angaben zunächst als offene Registrierung – das Passwort nur als Hash (scrypt mit zufälligem Salt) – zusammen mit einem einmal nutzbaren Code, ebenfalls nur als Hash, und schicken dir einen Bestätigungslink. Erst wenn du den Link öffnest und dort dein Passwort noch einmal eingibst, entsteht das Konto; die offene Registrierung löschen wir dann. Der Link gilt 24 Stunden; nach fünf falschen Passwörtern ist er gesperrt. Registrierst du dich erneut, ersetzt die neue Registrierung die alte. Nicht bestätigte Registrierungen verfallen nach 24 Stunden; abgelaufene Einträge löschen wir automatisch bei der nächsten Registrierung oder Bestätigung. Gibt es zu der Adresse schon ein Konto, legen wir nichts an, sondern schicken an diese Adresse einen Hinweis mit Links zur Anmeldung und zum Zurücksetzen des Passworts (höchstens einmal je 15 Minuten). Die Registrierungsseite antwortet in allen Fällen gleich.
• Anmeldung und Passwort: Jedes Konto hat ein Passwort. Wir speichern davon nur einen Hash (Verfahren scrypt mit zufälligem Salt), nie das Passwort selbst. Alternativ ist die Anmeldung per Link an deine E-Mail-Adresse möglich; dafür speichern wir einen einmal nutzbaren Code nur als Hash, der nach 15 Minuten abläuft. Wer sich ohne Passwort anmeldet, legt danach eines fest. Der Anmeldelink legt kein Konto an: Gibt es zu der Adresse noch keins, schicken wir statt des Links einen Hinweis mit einem Link zur Registrierung (höchstens einmal je 15 Minuten). Die Anmeldeseite antwortet in beiden Fällen gleich.
• Passwort zurücksetzen: Den Link dazu schicken wir nur auf Anforderung („Passwort vergessen“ oder in den Einstellungen). Er gilt 30 Minuten und einmal; den Code speichern wir nur als Hash. Nach dem Zurücksetzen sind alle Sitzungen beendet.
• Anmeldeversuch ohne Passwort: Versucht jemand, sich mit einem Passwort bei einem Konto anzumelden, das noch keins hat, schicken wir an dessen E-Mail-Adresse einen Anmeldelink zum Festlegen eines Passworts – höchstens einmal je 15 Minuten. Die Anmeldeseite antwortet dabei genauso wie bei einem falschen Passwort.
• Anmeldung über Google: Meldest du dich über Google an, übermittelt uns Google deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und die Adresse deines Profilbilds. Dazu speichern wir die Kennung deines Google-Kontos und die Token, die Google bei der Anmeldung ausstellt; sie dienen nur der Anmeldung. Auf weitere Daten deines Google-Kontos greifen wir auf diesem Weg nicht zu. Anbieter ist die Google Ireland Limited; sie kann Daten an ihre Muttergesellschaft Google LLC in den USA übermitteln, gestützt auf den EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln. Ob du diesen Weg nutzt, entscheidest du – Passwort und Anmeldelink funktionieren ohne ihn. Auch nach einer Anmeldung über Google legst du ein Passwort fest.
• Sitzungen: Für eine aktive Anmeldung speichern wir eine Sitzung mit IP-Adresse und Browser-Kennung (User-Agent), um Missbrauch erkennen zu können. Sitzungen laufen nach 30 Tagen ab.
• Einladungen: E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, wer eingeladen hat, Gültigkeit 7 Tage.
• Beitritt über die Firmen-Domain: Schaltet ein Owner oder Admin eines Workspaces ihn ein, speichern wir am Workspace die Domain seiner eigenen E-Mail-Adresse (z. B. firma.de; Freemail-Anbieter sind ausgeschlossen). Wer sich mit einer bestätigten Adresse dieser Domain anmeldet, sieht den Namen des Workspaces und kann per Klick als Mitglied beitreten – nie automatisch. Owner und Admins des Workspaces bekommen dann eine E-Mail mit Name und E-Mail-Adresse der neuen Person. Schaltet ein Admin den Beitritt aus, löschen wir die Domain; bestehende Mitglieder bleiben.
• Boards: alle Inhalte, die ihr anlegt (Stickies, Texte, Formen, Pfeile, Zeichnungen, Frames, hochgeladene Bilder), Vorschaubilder, gespeicherte Versionen und eigene Vorlagen. Bei Stickies speichern wir, wer sie angelegt hat (nur als interne Kennung).
• Live-Zusammenarbeit: Während ihr gemeinsam auf einem Board seid, sehen die anderen euren Namen, eine Farbe, die Position eures Mauszeigers und eure Auswahl. Diese Angaben werden nur weitergereicht, nicht gespeichert.
• Gäste über Share-Links: Wer ein Board über einen Link ohne Konto öffnet, gibt einen Anzeigenamen ein. Er wird nur im Browser des Gastes gespeichert. Schreibt ein Gast einen Kommentar, speichern wir den Namen beim Kommentar.
• Kommentare und Erwähnungen: Kommentare samt Verfasser; wer mit @Name erwähnt wird, bekommt eine E-Mail mit einem Auszug und einem Link zum Board.
• KI (wytAI): Nur wenn ein Workspace sie eingeschaltet hat – siehe Abschnitt 5.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Dienstes und der Zusammenarbeit: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Nutzungsverhältnis).
• Sicherheit: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb. Dazu gehören die Sitzungsdaten und Begrenzungen: Anfragen zählen wir je IP-Adresse, Anmeldeversuche und Mails je E-Mail-Adresse – diese nur pseudonymisiert als HMAC (ein mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Hash der Adresse). Diese Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher und verfallen spätestens nach 15 Minuten. Weitere Grenzen, etwa für Uploads, Kommentare, Einladungen und KI-Anfragen, zählen nur interne Kennungen von Personen, Gästen oder Workspaces, ebenfalls nur im Arbeitsspeicher, und verfallen spätestens nach einem Tag. Je Workspace gilt ein Speicher-Kontingent von 2 GB für Bilder und Versionen; dafür summieren wir die Dateigrößen. Betriebsmeldungen (Logs) unserer Anwendung enthalten nur interne Kennungen und Anzahlen – keine E-Mail-Adressen, Passwörter, Tokens oder Board-Inhalte.
• Registrierung und Bestätigungslink, Anmeldung mit Passwort oder über Google sowie Versand von Anmeldelinks, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Einladungen und Erwähnungen per E-Mail: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses). Der Hinweis an eine Adresse, die schon ein Konto hat, und der Hinweis „noch kein Konto“ nach einem angeforderten Anmeldelink: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse, die Inhaber der Adresse über Registrierungs- bzw. Anmeldeversuche zu informieren, ohne Dritten zu verraten, ob es ein Konto gibt.
• Beitritt über die Firmen-Domain und die Mail darüber an Owner und Admins: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse des Workspaces, zu erfahren, wer beigetreten ist.
• Verwaltung des Dienstes durch den Betreiber: siehe Abschnitt 6.
• Reichweitenmessung: siehe Abschnitt 7.

Für die Inhalte, die ein Unternehmen oder Team in seinem Workspace anlegt, ist der jeweilige Workspace-Inhaber verantwortlich; wir verarbeiten sie in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO). Es gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (Bestandteil der AGB).

5. KI-Funktionen (wytAI) und Claude über den MCP-Server

Die KI-Funktionen sind ausgeschaltet, bis ein Admin eines Workspaces sie einschaltet und einen eigenen API-Schlüssel des Anbieters Anthropic hinterlegt. Erst dann können Mitglieder mit Bearbeiten-Recht sie nutzen; Gäste über Share-Links nicht. Bei einer Anfrage übertragen wir nur den eingegebenen Text und die Texte der ausgewählten Formen an Anthropic PBC (USA), die die Anfrage mit dem Modell Claude beantwortet – keine Namen, E-Mail-Adressen, Autor-Angaben oder Bilder. Die Nutzung erfolgt über das Anthropic-Konto des Workspaces und nach dessen Bedingungen mit Anthropic; über den Einsatz entscheidet der Workspace-Inhaber. Den API-Schlüssel speichern wir verschlüsselt. Wir zählen je Workspace und Monat, wie oft die KI genutzt wurde.

Claude über den MCP-Server: Workspaces können ein eigenes Claude (claude.ai, Claude Desktop, Claude Code von Anthropic) mit wytboard verbinden – über eine Anmeldung mit Zustimmung oder ein API-Token, das ein Admin anlegt. Claude liest und schreibt dann Boards des gewählten Workspaces mit den Rechten der verbundenen Person; was Claude abruft, geht an das Konto des Workspaces bei Anthropic und wird dort nach dessen Vertrag mit Anthropic verarbeitet. wytboard ruft dabei selbst keine KI auf. Wir speichern dazu die verbundene App (Name und Weiterleitungsadresse, wie sie die App bei der Anmeldung angibt), die gewählte Zustimmung und den Workspace, die ausgestellten Tokens nur als Hash mit Ablauf, bei API-Tokens Name, Ablauf und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Je Zugriff protokollieren wir Werkzeug, Workspace, Token-Kennung, Erfolg und Dauer – keine Inhalte, Namen oder Adressen. Trennen bzw. Widerrufen unter „Claude“ löscht Zustimmung und Tokens bzw. sperrt das Token sofort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Inhalte der Boards gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

6. Verwaltung durch den Betreiber

Damit wir den Dienst verwalten, Missbrauch verhindern und Workspaces bei Missbrauch oder auf Wunsch des Kunden sperren oder löschen können, sehen wir als Betreiber (Len Messerschmidt e.K.) in einer internen Übersicht je Workspace: Name und Kurzname, gegebenenfalls die Domain für den Beitritt, den Tarif, Name und E-Mail-Adresse des Owners sowie Kennzahlen – Anzahl der Mitglieder und offenen Einladungen, Anzahl der Boards (auch im Papierkorb), belegten Speicher, Umfang der KI-Nutzung im laufenden Monat, Zeitpunkt der letzten Änderung, Anlagedatum und ob der Workspace gesperrt ist. Dazu kommen Gesamtzahlen (Workspaces, Personen, Boards, in den letzten 7 Tagen aktive Personen). Board-Titel, Inhalte, Kommentare und Dateien sehen wir dort nie. Zugang hat nur der Betreiber. Ist ein Workspace gesperrt, sehen seine Mitglieder einen Hinweis statt der Boards, und seine Share-Links gelten nicht; Entsperren stellt alles wieder her. Löschen wir einen Workspace, entfernen wir alle seine Inhalte (Boards, Versionen, Kommentare, Bilder, Share-Links, Einladungen); die Konten der Mitglieder bleiben bestehen. Sperren und Löschen protokollieren wir nur mit internen Kennungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsverhältnis) und lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, missbrauchsfreien Betrieb).

7. Reichweitenmessung mit Matomo

Um zu verstehen, wie unsere Website und die App genutzt werden, und beide zu verbessern, setzen wir die Open-Source-Software Matomo ein. Matomo läuft auf unserem eigenen Server (analytics.klatxt.de), ebenfalls bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG in Deutschland (Abschnitt 9); die Daten gehen an keine Dritten. Wir messen auf wytboard.com und app.wytboard.com in einer gemeinsamen Auswertung, damit wir sehen, wie viele Besucher der Website sich registrieren und die App nutzen.

• Ohne Cookies und ohne Geräte-Merkmale: Matomo setzt keine Cookies und legt nichts im Browser ab. Den Tracker haben wir so eingestellt, dass er keine Browser-Merkmale ausliest – keine Bildschirmauflösung, keine Plugins, keine erweiterten Browser-Angaben (Client Hints) – und keine Ladezeiten misst. Klicks auf Links und die Verweildauer erfasst er nicht gesondert. Aufrufe desselben Besuchs fasst Matomo über einen Hash aus gekürzter IP-Adresse, Browser-Kennung und Spracheinstellung zusammen, der täglich wechselt – über mehrere Tage erkennt Matomo dich nicht wieder.
• Gekürzte IP-Adresse: Dein Browser schickt die Messdaten nur an unseren eigenen Server (Adresse /stat), der sie an Matomo weiterreicht. Vorher kürzen wir die IP-Adresse (IPv4 auf die ersten zwei, IPv6 auf die ersten sechs Bytes); die vollständige Adresse erreicht Matomo nie. Unser Server reicht nur fest vorgegebene Angaben weiter (Seitenaufruf und Aktionen) und verwirft alles andere.
• Vereinheitlichte Adressen und Titel: Vor dem Senden ersetzen wir in der Adresse Kennungen von Boards, Workspaces, Share- und Einladungslinks durch einen Platzhalter und entfernen alle Parameter und Anker (z. B. Tokens, E-Mail-Adressen, Ausschnitte des Boards); auf der Website bleiben nur Kampagnen-Parameter utm_…. Als Seitentitel senden wir nur allgemeine Bezeichnungen wie „Board“ oder „Workspace“, nie Namen von Boards oder Workspaces. Von fremden Seiten, über die du kommst, erfassen wir nur die Domain.
• Einzelne Aktionen ohne personenbezogene Inhalte: Klick auf „Kostenlos starten“ (mit der Stelle auf der Seite), abgeschlossene Registrierung, Anmeldung mit Passwort, Board angelegt (leer, mit Startvorlage samt deren Namen oder mit eigener Vorlage), Share-Link erstellt, Einladungen verschickt (nur die Anzahl), Teilnahme an einer Live-Sitzung (Mitglied oder Gast) und Export (Format). Keine Board-Inhalte, keine Namen, keine E-Mail-Adressen und keine Bewegungen auf dem Board.
• Technische Angaben: Browser und Version, Betriebssystem und Gerätetyp (aus der Browser-Kennung, die jeder Browser bei jedem Aufruf mitschickt), Spracheinstellung, ungefähres Land (aus der gekürzten IP-Adresse) und die Uhrzeit des Aufrufs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung, um Website und App zu verbessern. Die Messdaten löschen wir nach 12 Monaten. Ohne JavaScript findet keine Messung statt.

Widerspruch: Du kannst der Messung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), auf drei Wegen: mit dem Schalter unten, mit der Einstellung „Do Not Track“ oder mit „Global Privacy Control“ (GPC) in deinem Browser. Dann lädt dein Browser den Tracker gar nicht erst und sendet keine Messdaten; das prüfen wir auch vor jedem einzelnen Aufruf. Kommt trotzdem ein Aufruf mit Widerspruch bei unserem Server an (etwa aus einem noch offenen Tab), verwirft er ihn. Der Schalter speichert deinen Widerspruch im Cookie wyt_optout für wytboard.com und app.wytboard.com; er gilt für diesen Browser auf diesem Gerät. Löschst du deine Cookies, ist er weg – dann schalte ihn hier erneut aus.

8. Cookies und Speicherung im Browser

Wir speichern im Browser nur, was für den Dienst, den du nutzt, unbedingt erforderlich ist – oder was du selbst ausgelöst hast (Sprachwahl, Widerspruch, Gastname, Ton am Timer-Ende). Dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Reichweitenmessung (Abschnitt 7) speichert nichts im Browser und liest keine Geräte-Merkmale aus; sie beruht auf unserem berechtigten Interesse, und du kannst ihr jederzeit widersprechen. Deshalb zeigen wir kein Cookie-Banner. Fremde Dienste binden wir nicht ein: keine Schriften, Skripte, Videos oder Karten von Drittanbietern. Erst wenn du „Mit Google anmelden“ anklickst, verbindet sich dein Browser mit Google.

Alle Cookies außer wyt_optout sind für Skripte nicht lesbar (HttpOnly). Alle werden nur verschlüsselt übertragen (Secure; die Namen der Anmelde-Cookies beginnen dann mit __Secure-) und nicht an fremde Seiten mitgeschickt (SameSite=Lax).

9. Hosting und E-Mail-Versand

wytboard läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Datenbank, hochgeladene Bilder und E-Mail-Versand (Absender no-reply@wytboard.com) laufen ebenfalls dort. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hoster technisch notwendige Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse) zur Auslieferung. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Drittanbietern.

10. Speicherdauer

Kontodaten und Workspace-Inhalte speichern wir, solange das Konto bzw. der Workspace besteht. Gelöschte Boards kommen zunächst in den Papierkorb, aus dem sie wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden können. Messdaten der Reichweitenmessung löschen wir nach 12 Monaten. Board-Versionen werden je nach Tarif bis zu 365 Tage aufbewahrt. Sitzungen, Anmeldecodes, Links zum Zurücksetzen des Passworts und Einladungen laufen automatisch ab. Offene Registrierungen löschen wir mit der Bestätigung; nicht bestätigte verfallen nach 24 Stunden und werden bei der nächsten Registrierung oder Bestätigung gelöscht. In Sicherungskopien unseres Hosters können Daten nach dem Löschen noch für begrenzte Zeit enthalten sein.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Schreib uns dazu an hello@wytboard.com. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.